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Términos & Condiciones para Grupos
Definiciones
Los Términos y Condiciones para Grupos son válidos para cualquier persona que se inscriba como parte de un grupo (desde aquí en adelante referida como "miembro del grupo") para asistir a la XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA (AIDS 2008), que tendrá lugar en la Ciudad de México entre el 3 y el 8 de agosto de 2008 (de aquí en más referida como "la conferencia").
Los miembros del grupo podrán ser tanto delegados normales como delegados estudiantes/post doc.
Todas las referencias hechas respecto de la edad de una persona, mencionada en este u otros documentos, hacen alusión a la edad de esa persona al "3 de agosto de 2008" (el primer día de la conferencia, caso contrario será especificado.
La Sociedad Internacional de SIDA (IAS) será de aquí en más mencionada como "los organizadores de la conferencia".
Inscripción a la Conferencia
Sólo se aceptarán formularios de inscripción que estén completos en su totalidad. La inscripción será confirmada una vez que se reciba el pago completo de la misma a través del representante del grupo o de la compañía que realice la inscripción.
Si el formulario de inscripción y el pago no son recibidos antes de la fecha límite indicada, la inscripción será cancelada.
Para poder ser aceptado como delegado, cada miembro del grupo deberá ser por lo menos, mayor de 18 años.
Para poder inscribirse como estudiante/post-doc, el miembro del grupo deberá tener al menos 18 años y deberá presentar un certificado de enrolamiento de tiempo completo en una universidad o escuela reconocida tanto en el momento de la inscripción como durante la conferencia. Los estudiantes deberán tener su documento oficial de identificación de alumnos disponible durante toda la duración de la conferencia.
Los miembros del grupo no podrán tener personas acompañantes.
De alcanzarse la capacidad máxima, los organizadores de la conferencia se reservan el derecho de denegar inscripciones adicionales.
La tarifa de inscripción para delegados regulares, estudiantes /post-docs y jóvenes incluye la entrada a todas las sesiones de la conferencia, el área de exhibición, el área de afiches y la sesiones de apertura y clausura.
Si la inscripción y el pago completo son recibidos hasta el 7 de Mayo de 2008, la bolsa de la conferencia y otros materiales de la conferencia estarán garantizados en la tarifa de inscripción. Si el formulario de inscripción y/o el pago completo de la misma son recibidos luego del 7 de Mayo de 2008 (incluyendo las inscripciones hechas en el momento de la conferencia), no garantizamos que la bolsa y demás materiales de la conferencia estén disponibles. Todos los materiales de la conferencia serán entregados in situ, en el área de inscripción.
Carta de Confirmación/Recibo de Pago
Se enviará por e-mail una carta de confirmación/pago luego de que se haya recibido la inscripción completa y el pago del caso. Los delegados deberán presentar su confirmación/recibo de pago en el stand de inscripciones de la conferencia para acreditar su inscripción y pago.
Formas de Pago
El pago de la tarifa debe acompañar todas las inscripciones a la conferencia. Los pagos deberán realizarse por adelantado, solamente en euros a través de una tarjeta de crédito o una transferencia bancaria. En la mayoría de los casos, el pago con tarjeta de crédito será cobrado en euros. En el caso de que el pago se deba realizar en otra moneda, el delegado será notificado antes de realizada la transacción.
Los cheques personales, cheques de compañías o euro cheques no serán aceptados.
Por favor, note que todos los gastos bancarios o de transferencia del dinero estarán a cargo del delegado y deberán ser pagados con anterioridad. Indique su número de participante, AIDS 2008 y su nombre completo como referencia en todas las transferencias bancarias.
Cambios y política de cancelación
Para realizar la inscripción, el Departamento de Inscripciones de AIDS 2008 deberá recibir el pago completo en las fechas apropiadas.
- Tarifa standard de inscripción: 19 de Febrero de 2008
- Tarifa standard de inscripción + recargo por inscripción tardía: 7 de Mayo de 2008
- Tarifa standard de inscripción + recargo por inscripción de último momento: 11 de Julio de 2008
A las inscripciones que no hayan sido enteramente abonadas, se les sumará el recargo adicional una vez que la fecha límite más cercana haya pasado.
La estructura tarifaria de inscripción está basada en la Clasificación del Banco Mundial entre Países de Ingreso Medio/Bajo y Países de Ingreso Alto. Al presentar los nombres de los delegados, su inscripción grupal será evaluada para reflejar la ubicación geográfica de sus delegados. Cualquier pago vencido deberá realizarse inmediatamente. De no recibirse los pagos antes de la fecha límite más cercana, se sumará el recargo adicional.
Las siguientes condiciones regirán en el caso de cancelaciones:
- Hasta el 7 de Mayo de 2008 (inclusive), el 50% de la tarifa será reembolsada
- Después del 8 de Mayo de 2008 (inclusive), no se realizarán reembolsos
Los cambios de nombres y sustituciones podrán realizarse directamente online hasta el 11 de Julio de 2008 sin ningún tipo de penalidad. De ahí en adelante, se cobrará 45 euros por cada cambio que se efectúe.
Los cambios o cancelaciones que se realicen después del 11 de Julio de 2008 deberán realizarse por escrito a través de "Formulario de Enmienda de Inscripción" y enviados al Departamento de Inscripciones de AIDS 2008 antes del 23 de julio de 2008. De ahí en más, todos los cambios deberán realizarse in situ durante la conferencia.
Sólo se aceptarán cambios a las reservas realizadas por el/la representante del grupo.
En el caso de usted haya pagado de más o se haya cobrado dos veces la tarifa, deberá presentar un pedido de devolución de dinero por escrito y enviarlo al Departamento de Inscripciones de AIDS 2008 por email hasta el 30 de Septiembre de 2008. Las devoluciones se efectuarán después del cierre de la conferencia y se harán en la misma forma que la transacción original. En el caso de pagos que originalmente se realicen por transferencia bancaria, la notificación de cancelación deberá indicar la cuenta bancaria a la que remitir la devolución.
No se concederá crédito por los eventos a los que el delegado no asista ni por retirarse antes de la finalización de la conferencia. Sólo se devolverá la tarifa de inscripción menos un cargo administrativo de 45 euros.
Cancelación de la Conferencia
Si ocurriera que la conferencia no se pudiese realizar o fuese pospuesta por razones que excedan el control de los organizadores (fuerza mayor) o causado por eventos que no se puedan atribuir al manejo erróneo o negligencia de los organizadores de la conferencia; los mismos no pueden ser acusados por los delegados por daños, costos o pérdidas ocasionadas como ser costos de transporte, costos de alojamiento, pérdidas financieras, etc.
Bajo estas circunstancias, los organizadores de la conferencia se reservan el derecho de, o bien retener la tarifa completa de inscripción y usarla para una futura conferencia; o bien devolver a los delegados, luego de deducir los gastos en los que haya incurrido la organización de la conferencia con terceras partes y que no puedan ser recuperados.
Modificación del Programa
Los organizadores de la conferencia se reservan el derecho de modificar el programa, que se ha publicado con mero carácter indicativo.
Pérdida de Acreditaciones
La acreditación a la conferencia, debe ser utilizada todo el tiempo durante la conferencia. El acceso a todos los espacios de la conferencia no se garantizan en el caso de que el delegado no posea una acreditación con su nombre. Si el delegado pierde u olvida su acreditación, se le cobrará un punitivo de 45 euros para realizar una nueva acreditación. Luego de entregada la nueva acreditación, la acreditación perdida será desactivada y se volverá inválida. El representante del grupo será responsable de informar a todos los miembros del grupo sobre la política de la conferencia en relación a la pérdida de acreditaciones.
Carta de Invitación
Las personas que necesiten una carta de invitación oficial a la conferencia provista por los organizadores, pueden solicitarla a través del representante de su grupo. Los pedidos de carta de invitación deberán realizarse por email e incluir el nombre completo, la dirección, la nacionalidad y la fecha de nacimiento de los respectivos miembros del grupo.
Para recibir la Carta de Invitación, los delegados deben primero completar su inscripción con el pago del caso.
La Carta de Invitación no obliga financieramente a los organizadores de ninguna manera. Todos los gastos en los que incurra el delegado en relación a la conferencia serán responsabilidad única del delegado.
Necesidad de Visa
Es responsabilidad del representante del grupo/miembro del grupo ocuparse de sus necesidades de visado. Los delegados que necesiten una visa de entrada al país deberán contemplar el tiempo suficiente para los procesos de otorgamiento de la misma. Los delegados deberán contactar su embajada mexicana o consulado más cercano para determinar los tiempos correctos necesarios para solicitar una visa.
La tarifa de inscripción menos un extra de 45 euros serán devueltos por la conferencia al término de la misma en el caso de que la visa haya sido denegada; solamente en los casos en los que se pruebe que la solicitud fue hecha en tiempo y forma. Ni los organizadores de la conferencia ni la IAS entrarán en contacto directo con las embajadas ni los consulados de parte de los solicitantes.
Protección de Información y Detalles de Contacto Compartidos
La IAS recolectará y almacenará toda la información personal para la preparación y ejecución de la XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA. Además, la IAS comparte periódicamente los detalles de contacto de los delegados con terceras partes que pueden utilizar estos datos para contactar a los delegados en relación a actividades de la conferencia u otras comunicaciones que puedan resultar de interés. Por lo tanto, esta información puede ser pasada a terceras partes a menos que el representante del grupo indique explícitamente lo contrario.
La protección de información está garantizada de acuerdo al Acta Suiza de Protección de Información y al Acta de Tele Servicio de Protección de Datos.
Principios y Valores de IAS respecto de la Participación de la Conferencia
Al asistir a la XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA, los delegados acceden a cumplir con la Política de Principios y Valores de IAS respecto de la Participación de la Conferencia. La política completa se encuentra disponible en el sitio Web de la conferencia o en la sede física, en el stand de acreditaciones.
Responsabilidad Legal
Los organizadores de la conferencia serán responsables en el marco del cuidado del trabajo como empresarios respetables de acuerdo a lo provisto en el estatuto. La responsabilidad de la conferencia -por cualquier razón legal- debe ser limitada a intención y negligencia. La responsabilidad relacionada con proveedores de servicio comisionados no será afectada por esto. El delegado deberá ser parte de la conferencia bajo su propio riesgo. Los acuerdos orales no serán efectivos de no ser confirmados por escrito por la IAS.
Seguros
Los representantes de grupos deberán aconsejar a sus delegados que contraten seguros personales y de viajero al igual que la extensión de la cobertura de su póliza a objetos personales ya que los organizadores de la conferencia no cubrirán a los individuos ante la cancelación de reservas y el robo o el daño de sus pertenencias.
Cumplimiento y Jurisdicción
Este contrato está sujeto a la ley de Ginebra, Suiza. Los términos de este contrato deben ser llevados a cabo en la Ciudad de México y en el caso de que hubiese demandas legales por parte de cualquiera de las partes, la corte de Ginebra, Suiza, será la única jurisdicción.
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