Términos y Condiciones para Representantes de Medios
Definiciones
Estos términos y condiciones son válidos para toda persona inscripta como representante de medios que asista a la XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA (AIDS 2008), que tendrá lugar en la Ciudad de México entre el 3 y el 8 de agosto de 2008 (de aquí en más “la conferencia").
Todas las referencias hechas respecto de la edad de una persona, mencionada en este u otros documentos, hacen alusión a la edad de esa persona al “3 de agosto de 2008” (el primer día de la conferencia), caso contrario será especificado.
Acreditación de Representantes de Medios
Los representantes de medios deberán inscribirse online. No hay tarifa de inscripción para los representantes de los medios acreditados. De todas maneras, para inscribirse como representante de medios usted deberá presentar la siguiente documentación:
PERIODISTAS GRAFICOS (incluyendo newsletters):
- Copia de tres artículos de su autoría en los que conste su firma. No envíe documentos en MS-Word, deberá enviar copias de las publicaciones originales. Si estos artículos hubiesen sido publicados online usted deberá enviar el URL completo y no copias de los artículos.
- Una carta de su editor/a (en una hoja con el membrete de su organización) en la que se ratifique su apoyo y en la que se especifique que usted ha sido designado para cubrir la conferencia; Y
- Una copia de su carnet de prensa. De no poseer un carnet de prensa, su editor/a deberá aclararlo en la ya mencionada carta.
PERIODISTAS RADIALES, TELEVISIVOS Y CINEASTAS:
- • Archivos de audio o video de tres programas transmitidos que usted haya escrito o producido – se deberá cargar un máximo de un minuto de este material dentro del cual deberá incluirse el momento en el que figura su nombre. Si el archivo ha sido transmitido online usted puede enviar el URL completo en vez de subirlo.
- Una carta de su editor/a (en una hoja con el membrete de su organización) en la que se ratifique su apoyo y en la que se especifique que usted ha sido designado para cubrir la conferencia; Y
- Una copia de su carnet de prensa. De no poseer un carnet de prensa, su editor/a deberá aclararlo en la ya mencionada carta.
PERIODISTAS DE INTERNET:
- URL completo de tres artículos de su autoría en los que conste su firma.
- Una carta de su editor/a (en una hoja con el membrete de su organización) en la que se ratifique su apoyo y en la que se especifique que usted ha sido designado para cubrir la conferencia; Y
- Una copia de su carnet de prensa. De no poseer un carnet de prensa, su editor/a deberá aclararlo en la ya mencionada carta.
Todas las credenciales presentadas serán cuidadosamente revisadas y verificadas por la Secretaría de la Conferencia AIDS 2008 y es posible que se le solicite más documentación antes de que se apruebe su acreditación. Deberá, entonces, estimar un tiempo aproximado de 7 a 14 días para que se procese la información antes de recibir la confirmación de su inscripción. La IAS no puede responsabilizarse por los retrasos o fallas en la entrega de la documentación de apoyo.
Su inscripción solo se procesará una vez que se reciban y verifiquen todos los documentos mencionados. Dado que la cantidad de inscripciones para medios es limitada, la IAS se reserva el derecho de rechazar inscripciones.
Inscripción de los Representantes de Medios
Para poder inscribirse como representante de medios, usted deberá tener por lo menos 18 años. Puede llegar a requerirse la presentación de un documento oficial de identidad en el que se dé fe de su edad.
Sólo se aceptarán formularios de inscripción completos. La inscripción sólo se procesará una vez recibidos todos los documentos ya mencionados.
La inscripción para representantes de medios incluye la entrada a todas las sesiones de la conferencia, el área de exposiciones, el área de pósters, las sesiones de apertura y clausura y el acceso al centro de prensa. También se incluye la bolsa de la conferencia y los materiales de la misma. Todos los materiales de la conferencia serán entregados en el stand de inscripciones de la conferencia.
Carta de Confirmación/Recibo de Pago
Se enviará por e-mail una carta de confirmación/recibo de pago luego de que el Departamento de Inscripciones de AIDS 2008 haya recibido la inscripción completa y la acreditación haya sido aceptada. Los delegados deberán presentar su confirmación/recibo de pago en el stand de inscripciones de la conferencia para acreditar su inscripción. Por favor note que el acceso al centro de prensa puede ser denegado en el caso de no poseer esta identificación.
Cambio de Nombre de la Inscripción
No se podrán realizar cambios de nombre en una inscripción ya aprobada de representantes de medios. La primera inscripción de medios deberá ser cancelada y se deberá realizar una nueva inscripción en la que se presenten los documentos del caso.
Política de Cancelación
La notificación de cancelación debe realizarse por escrito y enviarse al Departamento de Inscripciones de AIDS 2008 por email.
Cancelación de la Conferencia
Si ocurriera que la conferencia no se pudiese realizar o fuese pospuesta por razones que excedan el control de los organizadores (fuerza mayor) o causado por eventos que no se puedan atribuir al manejo erróneo o negligencia de los organizadores de la conferencia; los mismos no pueden ser acusados por los delegados por daños, costos o pérdidas ocasionadas como ser costos de transporte, costos de alojamiento, pérdidas financieras, etc.
Modificación del Programa
Los organizadores de la conferencia se reservan el derecho de modificar el programa, que se ha publicado con mero carácter indicativo.
Pérdida de Acreditación
La acreditación a la conferencia, debe ser utilizada todo el tiempo durante la conferencia. El acceso a todos los espacios de la conferencia no se garantiza en el caso de que el delegado no posea una acreditación con su nombre. Si el delegado perdiera u olvidara su acreditación, se le cobrará un punitivo de 45 euros para realizar una nueva acreditación. Luego de entregada la nueva acreditación, la acreditación perdida será desactivada y se volverá inválida.
Carta de Invitación
Las personas que necesiten una carta de invitación oficial a la conferencia provista por los organizadores, pueden solicitarla en su perfil de la conferencia o contactando al Departamento de Inscripciones de AIDS 2008. Para recibir la carta de invitación, los delegados deberán previamente haber enviado su formulario de inscripción a la conferencia y haber recibido la Confirmación, una vez que la acreditación haya sido aprobada.
La carta de invitación no obliga financieramente a los organizadores de ninguna manera. Todos los gastos a los que incurra el delegado en relación a la conferencia serán responsabilidad única del delegado.
Necesidad de Visa
Es responsabilidad total del delegado ocuparse de sus necesidades de visado. Los delegados que necesiten una visa de entrada al país deberán contemplar el tiempo suficiente para los procesos de otorgamiento de la misma. Los delegados deberán contactar a la embajada o consulado mexicano más cercano para determinar los tiempos correctos y necesarios para solicitar una visa. Ni los organizadores de la conferencia ni la IAS entrarán en contacto directo con las embajadas ni los consulados de parte de los solicitantes.
Protección de Información y Detalles de Contacto Compartidos
La IAS recolectará y almacenará toda la información personal para la preparación y ejecución de la XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA. La protección de información está garantizada de acuerdo al Acta Suiza de Protección de Información y al Acta de Tele Servicio de Protección de Datos.
Para poder facilitar la entrada a México y la obtención de visa, la IAS compartirá los detalles de contacto con autoridades mexicanas.
Además, la IAS comparte periódicamente los detalles de contacto de los delegados con terceras partes que pueden utilizar estos datos para contactar a los delegados en relación a actividades de la conferencia u otras comunicaciones que puedan resultar de interés. Por lo tanto, esta información puede ser pasada a terceras partes a menos que el delegado indique explícitamente lo contrario en el formulario de inscripción.
Protección y Confidencialidad Respecto de Personas Viviendo con VIH/SIDA
Muchos de los participantes de la conferencia son PVVS (personas que viven con VIH/SIDA) y, para muchas de estas personas, su status respecto del VIH es desconocido en sus países de origen. Es por esta razón que imponemos las siguientes restricciones: En todas las sesiones de la conferencia se podrá filmar (en video) o fotografiar a el/los presentador/es. En el caso de filmar a alguna persona de la audiencia, incluidas las personas que hagan preguntas, usted deberá obtener un permiso escrito de esa persona para poder trasmitir/publicar esta información ANTES de que se realice la transmisión/publicación. Los presidentes de las sesiones pueden también imponer restricciones a discreción a propósito del registro audiovisual.
Principios y Valores de IAS respecto de la Política de Participación de la Conferencia
Al asistir a la XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA, los delegados acceden a cumplir con la Política de Principios y Valores de IAS respecto de la Participación de la Conferencia. La política completa se encuentra disponible en el sitio Web de la conferencia o en la sede física, en el stand de acreditaciones.
Responsabilidad Legal
Los organizadores de la conferencias serán responsables en el marco del cuidado del trabajo como empresarios respetables de acuerdo a lo provisto en el estatuto. La responsabilidad de los organizadores de la conferencia –por cualquier razón legal- debe ser limitada a intención y negligencia. La responsabilidad relacionada con proveedores de servicio comisionados no será afectada por esto. El delegado deberá ser parte de la conferencia bajo su propio riesgo. Los acuerdos orales no serán efectivos de no ser confirmados por escrito por la IAS.
Cumplimiento y Jurisdicción
Este contrato está sujeto a la ley de Ginebra, Suiza. Los términos de este contrato deben ser aplicados en la Ciudad de México y en el caso de que hubiese demandas legales por parte de cualquiera de las partes, la corte de Ginebra, Suiza, será la única jurisdicción.