Términos y Condiciones para el Alojamiento

Reservas hoteleras y métodos de pago

Todas las habitaciones serán reservadas respetando el orden en el que se las solicite.

Las reservas de alojamiento deberán ser acompañadas por un depósito, sin embargo, algunos hoteles pueden solicitar el pago completo para asegurar y garantizar la reserva. La información exacta respecto del depósito requerido por cada hotel estará indicada en el formulario de reserva online. Contra la recepción del depósito, cada participante recibirá una carta de confirmación. Todos los pagos deberán realizarse en dólares norteamericanos. No envíe ningún pago al hotel.

Reservas tardías

Las reservas pueden efectuarse después del 20 de junio de 2008 pero estarán sujetas a disponibilidad. Las reservas solo pueden realizarse contra el pago del depósito con tarjeta de crédito. Se cobrará una tarifa de USD 30 en concepto de gastos administrativos en el caso de las reservas tardías.

Cambios en las reservas

Cualquier cambio en las reservas deberá notificarse por escrito al Departamento de Alojamiento de AIDS 2008 y no directamente al hotel. A los cambios realizados después del 20 de junio de 2008 se les aplicará una tarifa de USD 30 en concepto de gastos administrativos.

Política de cancelación

Las notificaciones de cancelación deberán enviarse por escrito al Departamento de Alojamiento de AIDS 2008 a accommodation@aids2008.org. Si la notificación escrita de cancelación es recibida antes del 20 de junio de 2008, el depósito realizado será reembolsado descontando gastos administrativos por USD 60. No se realizarán reembolsos después de esta fecha. Los reembolsos serán realizados después del final de la conferencia. En el caso de que el depósito se haya realizado con tarjeta de crédito, el dinero del reembolso se acreditará a esa misma tarjeta. En el caso de que el depósito haya sido abonado por transferencia bancaria, la notificación de cancelación deberá indicar los detalles de la cuenta bancaria a la que se deberá remitir el reembolso.

Renuncia de responsabilidad

En el caso de que AIDS 2008 no pudiera realizarse o sufriera cambios debido a eventos que excedan al control de los organizadores de la conferencia (fuerza mayor) o a eventos que no se pudieran atribuir a la negligencia o mala intención; los organizadores de la conferencia no serán responsables frente a los delegados por ningún daño, pérdida o gastos incurridos en transporte, alojamiento, etc.

En estas circunstancias, los organizadores se reservan el derecho de retener el total del depósito o de reembolsarlo a los delegados luego de haberle deducido los costos en los que ya se haya incurrido y que no se puedan recuperar por terceras partes. Es por eso que se recomienda a los delegados, que contraten un seguro personal.

El seguro de viajero no está incluido y, por ende, se aconseja a  los participantes que contraten un seguro de viaje y que extiendan su póliza para cubrir sus posesiones personales ya que la conferencia no cubre a los individuos en caso de cancelaciones de tours, robos o daño a sus pertenencias.